MS-Excel vs OOo Calc (Vlookup)

Area of interest : MS-Excel & OOo Calc
Tutorial interaktif berbahasa Indonesia bisa di download di sini.
Bagi yang telah migrasi dari MS-Excel ke OOo Calc, ada hal-hal yang mesti diketahui untuk menghindari kesalahan yang serius. Terlebih untuk data yang disimpan dengan format MS-Excel dan didistribusikan kepada pihak lain yang akan mengaksesnya menggunakan MS-Excel.

Sebelum saya mengajak Anda ngêbahas yang (sedikit) agak kurang diminati, ada cerita:
Ketika itu saya bagian dari sebuah tim yang bertugas menyelesaikan laporan konsolidasi. Tim ini memiliki ruangan di tepi barat dari gedung kantor, yang jika sore hari, panas terik matahari nyata terasa. Lha saat itu pas panas, pas tanggal laporan harus selesai. Seorang teman saya (sebut saja Siti – bukan gadis desa) sedang berbicara di tilpon dengan client kerjanya yang berada jauh di kantor unit.
Kalimat yang saya dengar kira-kira seperti ini: “Sumpah, mbak, saya ini sedang ngêbuka file kiriman lo (=kamu). Ini banyak yang error.” ; “Ya gak tahu, mbak. Pokoknya gue minta lo benerin lagi” ; “GLODAK!”, terdengar tilpon ditaruh dengan tenaga ekstra.
Latar belakang Informasi
Data yang diolah menggunakan OOo-Calc, kemudian di save as dengan type of file MS-Excel, akan ada beberapa masalah JIKA file ini diopen menggunakan MS-Excel. Itulah benih masalah yang dialami Siti. Fokus permasalahan dalam posting ini adalah yang diakibatkan oleh penggunaan fungsi (function) =vlookup().
Saya sudah pernah posting =vlookup(), sewaktu-waktu bisa dikunjungi (again) apabila sudah lupa (again). Jika kurang tuntas, bisa dipelajari sendiri cukup dengan jari telunjuk tangan kiri menekan tombol F1. Atau bisa nanyak teman kantor di dekat Anda. Bentuk umumnya adalah :

=vlookup(yg_dicari;tempat_mencari;no_kolom_data_yg_diambil;0)

Permasalahan Siti tadi sumbernya adalah type data yang berbeda antara rujukan yg_dicari dengan type data rujukan di dalam tempat_mencari. Perbedaan type data ini tidak menjadi masalah bagi OOo Calc tetapi masalah bagi MS Excel:

Perbedaan type data ini bagi sebagian orang sulit dibuktikan. Kita sebentar beralih topik dulu tentang type data. Fokus kita adalah kepada dua type data berikut: “Angka” dan “Text menyerupai Angka”. Coding kepada account, pelanggan dan barang, sebagian perusahaan menentukannya dengan kombinasi huruf dan angka. Sebagian lagi menggunakan angka sepenuhnya. Yang terakhir inilah contoh data text menyerupai angka. Contoh mudah bagi siapa saja adalah nomor tilpon. Singkatnya, “text menyerupai angka” adalah type data untuk data yang kepadanya tidak akan dilakukan operasi matematika. Finally, data “text menyerupai angka” seharusnya memiliki type “TEXT”. Jika tidak, maka seperti cerita saya di atas yang akan terjadi.
Format cell bukan solusi
Lagi-lagi memang lebih mantaff dengan latihan dan gambar:
MS-Excel:

Sampai dengan langkah 4, sebenarnya sudah terbukti bahwa format cell TIDAK mengubah type data. Tetapi kita coba lagi dengan nilai:

Setelah Anda lakukan langkah ke-6, konten cell A1 tetap memiliki type data “Angka” (cell B1 masih menghasilkan nilai 1), kecuali jika Anda ketikkan ulang nilai “111” ke dalam cell A1. Khusus untuk MS-Excel (tidak untuk Calc); pengetikan ulang bisa digantikan dengan menekan tombol F2, kemudian ENTER.
OOo-Calc:
Dengan cara yang sama seperti kita telah lakukan pada MS-Excel, akan memberikan pembuktian yang sama.
Solusi
Berikut adalah yang harus dilakukan oleh Siti:

Terakhir: Siti mendelete kolom A (sudah tidak diperlukan), kemudian mensave dan mengirim file ini ke client kerjanya. Pengiriman file ini kepada client kerjanya adalah agar jika file ini digunakan untuk laporan periode berikutnya, tidak akan terjadi permasalahan serupa.
Kesimpulan:

1. Fungsi =vlookup() di dalam OOo Calc tidak membedakan type data antara Angka dan Text.
2. Fungsi =vlookup() di dalam MS-Excel sensitive terhadap type data antara Angka dan Text.
3. Perintah Format*Cell (text) kepada sebuah cell/range, efektif HANYA kepada nilai yang dimasukkan KEMUDIAN.
4. Pembuktian type data di dalam sebuah cell bisa dilakukan dengan menggunakan fungsi =TYPE()
5. Penyelesaian kepada lembar kerja yang terlanjur bermasalah (kasus ini), hanya bisa dilakukan dengan entry ulang. Alternatif cara cepat adalah seperti yang dilakukan Siti.

Anda menggunakan fungsi =sumif() ? Yakinkah bahwa hasil kerja Anda valid? Disamping type data, pengkodean dengan Angka juga akan membawa masalah yang lebih serius kepada fungsi =sumif(). Ikuti posting ke depan. Terimakasih mengunjungi blog ini.